Hoe kiest u het eerste bedrijfsproces om te automatiseren?

Maak een korte lijst van kandidaatprocessen

Uw team ziet misschien op meerdere plaatsen terugkerend handwerk: gegevens voor een overzicht verzamelen, verzoeken verdelen of wijzigingen controleren. Om een eerste kandidaat te kiezen, moet u kunnen uitleggen waarom juist die taak nu aandacht verdient.

Noteer enkele concrete werkzaamheden die u overweegt. Geef elke kandidaat een taaknaam, beschrijf het knelpunt en vermeld welke mensen en systemen erbij betrokken zijn. Houd de lijst overzichtelijk genoeg om de kandidaten samen te bespreken.

Kies het niveau waarop u kunt vergelijken. “De administratie automatiseren” omvat veel verschillende taken. “Gegevens voor het interne weekoverzicht samenbrengen” benoemt werk waarvoor u gerichte vragen kunt stellen. Een volledige uitwerking van de oplossing komt na deze eerste keuze.

Vergelijk elke kandidaat met dezelfde vragen

Schrijf per aandachtspunt kort op wat u weet en wat nog uitgezocht moet worden. Laat onbekende informatie zichtbaar staan. Gebruik de antwoorden voor een kwalitatieve afweging die past bij uw organisatie.

• Aanleiding, invoer en gewenste uitvoer. Welke gebeurtenis zet het werk in gang? Welke informatie komt binnen en wat moet de taak opleveren? Als teamleden daar verschillende antwoorden op geven, noteer dat als onderzoeksvraag.
• Frequentie en spreiding. Hoe vaak komt het werk terug, en is de instroom regelmatig of wisselend? Kijk ook naar het handwerk per keer. Weeg die herhaling samen met de andere voorwaarden; er is hier geen vaste volumedrempel.
• Stabiele, beschreven stappen. Kunnen de betrokken medewerkers de gebruikelijke werkwijze uitleggen? Welke afspraken gelden nu, en welke stappen veranderen vaak? Een verouderde procedure vraagt eerst afstemming met de mensen die het werk uitvoeren.
• Uitzonderingen. Welke gevallen passen niet in de gewone werkwijze? Beschrijf enkele herkenbare afwijkingen en wie ze vandaag behandelt. Maak duidelijk of die behandeling is afgesproken of telkens opnieuw wordt bedacht.
• Gegevens en systeemtoegang. Zijn de benodigde gegevens beschikbaar en begrijpelijk? Wie beheert de bronnen en kan beoordelen welke toegang mogelijk is? Een vermoeden dat gegevens ergens bestaan, is nog een open punt.
• Eigenaarschap en beslisrechten. Wie kan voor deze kandidaat keuzes maken, de gewenste uitkomst beoordelen en uitzonderingen toewijzen? Benoem ook welke beslissingen een bevoegde medewerker moet nemen.
• Gevolgen van een fout. Wat kan een verkeerde uitkomst veroorzaken: extra controlewerk, een gemiste overdracht of een ongewenste wijziging? Bespreek welke handelingen afhankelijk zijn van die uitkomst en waar menselijke beoordeling nodig blijft.
• Controleerbaarheid van de uitkomst. Waarmee zou een medewerker een voorbereid resultaat kunnen vergelijken? Zijn de relevante brongegevens en afspraken daarvoor beschikbaar? Zonder zo'n beoordelingsmogelijkheid is ook de vervolgvraag nog onvoldoende helder.

Bewaar verschillen tussen de kandidaten in woorden. Een duidelijke eigenaar heft ontbrekende toegang niet op; veel herhaling maakt onduidelijke foutgevolgen niet vanzelf aanvaardbaar. Vraag bij een onzeker antwoord welke informatie ontbreekt en wie die kan helpen verduidelijken.

Geef elke kandidaat een voorlopige plaats

De onderstaande indeling helpt bepalen wat u vervolgens onderzoekt. Een plaats in de eerste groep is een keuze voor een beperkte verkenning, geen goedkeuring om een proces zelfstandig te laten uitvoeren.

Geschikt voor een kleine eerste verkenning

De aanleiding en gewenste uitkomst zijn begrijpelijk, een eigenaar kan meewerken en de belangrijkste gegevens en afhankelijkheden zijn bekend. Er is een beperkte vraag waarvan het antwoord beoordeeld kan worden.

Formuleer die vraag concreet. Bijvoorbeeld: kunnen de beschikbare gegevens een bruikbaar concept voor één intern overzicht opleveren, dat de verantwoordelijke met de huidige werkwijze vergelijkt?

Eerst procesonderzoek nodig

Een kandidaat kan relevant zijn terwijl de voorbereiding nog gaten heeft. Misschien verschillen de werkwijzen per medewerker, zijn uitzonderingen niet afgesproken of moet systeemtoegang nog onderzocht worden.

Noteer wat eerst helder moet worden, wie daarvoor nodig is en welk antwoord de keuze kan veranderen. Onderzoek de ontbrekende voorwaarde voordat u de uitvoering van een oplossing bepaalt.

Voorlopig uitstellen

Stel een kandidaat als eerste stap uit wanneer de huidige combinatie van onzekerheid, afhankelijkheden en mogelijke foutgevolgen onvoldoende beoordeeld kan worden. Dat kan bijvoorbeeld gelden als niemand de eindbeslissing mag nemen of de benodigde gegevens niet beschikbaar zijn.

Leg vast onder welke voorwaarden u de kandidaat opnieuw wilt bekijken. Zo blijft duidelijk waarom een ander proces nu eerder aandacht krijgt.

Een fictief team vergelijkt drie taken

Een denkbeeldig team wil terugkerend administratief werk onderzoeken. Het legt drie taken naast elkaar.

Gegevens voor een intern weekoverzicht samenbrengen

Medewerkers verzamelen wekelijks gegevens uit twee intern beschikbare overzichten. Een coördinator kent de bronnen en kan een voorbereid concept vergelijken met het overzicht dat vandaag handmatig wordt gemaakt.

Het team kiest deze taak voor een eerste verkenning. De beperkte vraag is of één afgesproken onderdeel met de beschikbare gegevens kan worden voorbereid en door de coördinator beoordeeld. Hoe de bronnen technisch bereikbaar zijn, moet in die verkenning nog worden vastgesteld.

Binnenkomende verzoeken over medewerkers verdelen

Ook deze taak komt terug, maar de medewerkers gebruiken verschillende categorieën. Het is onduidelijk wie een verzoek behandelt dat nergens goed bij past.

Deze kandidaat vraagt eerst procesonderzoek. Het team moet de categorieën en de verantwoordelijkheid bij twijfel bespreken. Daarna kan het opnieuw beoordelen of een kleine eerste stap voldoende duidelijk is.

Wijzigingen in contractafspraken goedkeuren

In deze fictieve situatie hebben beslissingen belangrijke gevolgen, terwijl bevoegdheden en uitzonderingen onvoldoende zijn beschreven. Het team kan nog niet uitleggen wie een wijziging mag goedkeuren of hoe een voorstel wordt gecontroleerd.

Het stelt deze kandidaat voorlopig uit als eerste automatiseringsstap. Eerst moeten de beslisrechten en beoordelingsafspraken helder zijn. De keuze voor het weekoverzicht zegt dus iets over de huidige onderzoekbaarheid van de taken; zij bewijst geen technische haalbaarheid of besparing.

Bekijk vervolgens waar regels of interpretatie nodig zijn

Beschrijf bij de gekozen kandidaat welke stappen volgens vaste afspraken verlopen. Als invoer en beslisregels voldoende duidelijk zijn, kan gewone software mogelijk volstaan.

Interpretatie van wisselende tekst of documenten kan aanleiding geven om een gerichte AI-stap te onderzoeken. Een keuze voor het proces maakt AI nog niet noodzakelijk. Houd die techniekvraag beperkt tot de stap waarvoor zij relevant zou zijn.

Gebruik de techniekkeuze ook om de vergelijking te herzien. Als essentiële invoer veel onduidelijke interpretatie vraagt en de uitkomst moeilijk te beoordelen is, kan een andere kandidaat een beter vertrekpunt zijn.

Bereid een afgebakende verkenning voor

Vat de voorlopige keuze samen: welk knelpunt wilt u onderzoeken, waarom krijgt deze kandidaat voorrang en welke informatie ontbreekt nog? Betrek de proceseigenaar en de mensen die gegevens, toegang en beoordeling kunnen verduidelijken.

Spreek af welke beperkte vraag u wilt beantwoorden en hoe de eigenaar bepaalt of dat antwoord bruikbaar is. Houd uitvoering en belangrijke vervolgbeslissingen bij de afgesproken verantwoordelijken.

De aanpak na deze selectie staat bij workflowautomatisering en AI-implementatie. U kunt de kandidaten en open vragen ook meenemen naar een gesprek: Bespreek uw proces.

Vragen om voor een gesprek te beantwoorden

• Welke kandidaatprocessen overwegen we, en welk concreet knelpunt heeft elk?
• Wat zijn per kandidaat de aanleiding, invoer, gewenste uitvoer en frequentie?
• Welke stappen en uitzonderingen begrijpen we al, en waar verschillen de antwoorden?
• Welke gegevens, toegang en medewerking van andere teams zijn nodig?
• Wie is eigenaar, wie beoordeelt de uitkomst en wie mag belangrijke beslissingen nemen?
• Welke kandidaat willen we eerst verkennen, en waarom krijgt die voorrang?
• Welke informatie moet nog worden uitgezocht en wie neemt dat op?