Van aanvraag naar offerte

Van aanvraag naar offerte is een voorbeeldworkflow of solution demo die een aanvraag uit e-mail of een formulier omzet in een controleerbare conceptofferte. AI structureert wat de klant nodig heeft, terwijl vaste softwarelogica actuele prijzen, kortingen, btw en voorwaarden toepast.

Een bevoegde verkoper controleert de inhoud en financiële gegevens voordat de offerte wordt verzonden en in het CRM wordt geregistreerd. Deze pagina beschrijft geen afgeronde klantopdracht.

• Context: commerciële intake en offertevoorbereiding
• Project: voorbeeldworkflow / solution demo
• Status: uitgewerkt oplossingsconcept
• Rol van 5A Technologies: AI-intake, bedrijfsregels, documentgeneratie, goedkeuring en integraties
• Kernprincipes: betrouwbare brondata, deterministische berekeningen en menselijke verzendbeslissing

Menselijke beslisgrens

AI mag een aanvraag interpreteren en tekst voorbereiden. Prijzen, btw, kortingen en totalen worden volgens vaste regels berekend, en een verkoper keurt de offerte goed vóór verzending.

Een offerte voorbereiden vraagt vaak informatie uit verschillende bronnen:

• e-mails, formulieren en bijlagen;
• klantgegevens en eerdere afspraken;
• product- of dienstenlijsten;
• prijzen en kortingsregels;
• leveringsvoorwaarden;
• planning en beschikbaarheid.

Medewerkers verzamelen die informatie manueel en kopiëren ze naar een document. Dat maakt het moeilijker om ontbrekende gegevens, verouderde prijzen of afwijkende voorwaarden consequent te herkennen.

Begrensde intake en beheerde brondata

Een afgebakend model in Microsoft Foundry structureert de vrije klantaanvraag en markeert ontbrekende informatie. De workflow haalt daarna betrouwbare klant-, product-, prijs- en voorwaardendata op uit Dataverse, CRM of ERP.

Deterministische berekening en orchestratie

Azure Functions past de ingerichte bedrijfsregels toe voor prijzen, btw, kortingen en totalen. Microsoft Power Automate coördineert gegevensophaling, documentgeneratie, goedkeuring en opvolging.

Menselijke goedkeuring vóór verzending

De AI schrijft geen prijzen zelf en kan de offerte niet zonder menselijke goedkeuring versturen.

1. Een aanvraag komt binnen via e-mail of een webformulier.
2. De klantbehoefte en beschikbare context worden gestructureerd.
3. Ontbrekende of onduidelijke informatie wordt gemarkeerd.
4. Klant-, product-, prijs- en voorwaardendata worden uit beheerde bronnen opgehaald.
5. Prijs, btw, korting en totalen worden deterministisch berekend.
6. Een controleerbare conceptofferte wordt opgebouwd vanuit een Word- of SharePoint-template.
7. Een bevoegde verkoper beoordeelt inhoud, voorwaarden en bedragen.
8. Na goedkeuring kan de offerte worden verzonden, in het CRM geregistreerd en voor opvolging ingepland.

De voorbeeldworkflow kan:

• klantgegevens controleren;
• passende producten of diensten voorstellen op basis van beheerde informatie;
• ontbrekende gegevens zichtbaar maken;
• een begeleidende tekst voorbereiden;
• een Word- of PDF-concept genereren;
• goedkeuring via Microsoft Teams vragen;
• het CRM na goedkeuring bijwerken;
• een opvolgtaak plannen.

Voorstellen blijven controleerbaar en worden niet als definitieve commerciële beslissing behandeld.

• Intake: Microsoft Graph of een webformulier voor aanvraag en bijlagen.
• AI-interpretatie: Microsoft Foundry voor behoeften en ontbrekende informatie.
• Bedrijfsregels: Azure Functions voor prijzen, btw, kortingen en totalen.
• Gegevensbronnen: Dataverse en gecontroleerde CRM- of ERP-API's.
• Orchestratie: Microsoft Power Automate voor documentflow en opvolging.
• Documentgeneratie: een SharePoint- of Word-template.
• Goedkeuring: Microsoft Teams of de bestaande verkoopomgeving.
• Monitoring: technische logging en opvolging van mislukte stappen.

Een verkoper blijft verantwoordelijk voor de commerciële inhoud, de toegepaste voorwaarden en de beslissing om de offerte te verzenden.

De workflow:

• verzint geen prijzen of kortingen;
• omzeilt geen goedkeuringsregels;
• verstuurt geen offerte zonder voorziene menselijke bevestiging;
• markeert ontbrekende of tegenstrijdige broninformatie;
• houdt AI-tekst gescheiden van deterministische berekeningen.

Deze solution demo laat zien hoe een organisatie de weg van klantvraag naar conceptofferte consistenter kan inrichten. De workflow vermindert repetitief kopieerwerk en brengt aanvraag, brondata, berekening, document en opvolging samen in één controleerbaar proces.

Er worden geen omzetstijging, conversiewinst, tijdsbesparing of andere kwantitatieve resultaten als bewezen uitkomst geclaimd.

Dit project is een voorbeeldworkflow en geen specifieke klantimplementatie.

Voor gebruik moeten organisaties zelf de volgende onderdelen inrichten en valideren:

• productcatalogi;
• prijslijsten;
• kortingsbevoegdheden;
• fiscale regels;
• sjablonen;
• verzendkanalen;
• CRM-contracten.

Dit project toont hoe 5A Technologies:

• een vrije klantaanvraag omzet in gestructureerde intakegegevens;
• actuele klant-, product- en prijsdata uit beheerde bronnen ophaalt;
• AI-tekst scheidt van deterministische prijs- en btw-berekeningen;
• documentgeneratie, goedkeuring en opvolging in één controleerbare flow verbindt;
• de verzendbeslissing bij een bevoegde verkoper houdt.